Gérer consiste à prendre des décisions. De nombreuses décisions engagent l’organisation dans l’avenir. Le gestionnaire doit donc réaliser des prévisions et, compte tenu de l’incertitude liée au temps, prendre des risques. En matière de prospective d’activité, le gestionnaire sera amené à s’appuyer sur une information fiable et pertinente. Il cherchera à estimer les résultats futurs en fonction des prévisions de chiffre d’affaires. Dans tous les cas, il devra prendre en compte les risques liés aux incertitudes.

1/ L’IMPORTANCE DE L’INFORMATION DANS LA PRÉVISION D’ACTIVITÉ

Le temps génère des incertitudes. Une organisation ne peut pas appréhender de façon certaine ce que sera son environnement dans le futur, ni les conséquences de ses décisions. L’organisation cherche à réduire ces incertitudes et leurs conséquences. Elle bâtit ses décisions à partir d’informations.

Les sources d’information

Une information peut être :

interne (elle est déjà disponible à l’intérieur de l’organisation dans la base de données, dans des dossiers, de la documentation disponible, etc.) ;

externe (elle est à rechercher à l’extérieur de l’organisation, par exemple à l’aide de statistiques fournies par l’INSEE, ou d’enquêtes).

Les sources d’information externes sont diverses

  • la presse spécialisée permet de donner des tendances du marché concerné ;
  • les enquêtes auprès des consommateurs permettent de chiffrer les besoins des consommateurs à un moment donné ;
  • certains sites Internet fournissent des informations sur les données financières des entreprises. Il est possible, à partir de ces données, d’étudier la rentabilité d’entreprises concurrentes, par exemple ;
  • les chambres de commerce et d’industrie peuvent fournir des informations sur des métiers ou des branches d’activité ;
  • l’APCE (Agence pour la création d’entreprises) procure des conseils aux créateurs d’entreprise ;

La veille informationnelle

L’information collectée doit être d’actualité. Cependant, le marché et les besoins des consommateurs évoluant en permanence, l’information n’est donc pas pérenne et doit être régulièrement mise à jour. Ainsi, il faut mettre en place une veille informationnelle qui consiste à être en permanence à l’écoute.

L’objectif est de détenir la bonne information, au bon moment pour la transmettre à la bonne personne. De nombreux outils permettent d’organiser cette veille : l’abonnement à des revues spécialisées, les flux RRS sur poste informatique, les réunions répétées dans l’entreprise, etc.

Le temps détermine le types de décisions

Décisions stratégiques et opérationnelles

Selon que les décisions prises par l’organisation impliquent des conséquences à longue ou à brève échéance, on parlera d’horizon à court terme, moyen terme ou long terme. Il n’existe pas de classification précise, mais on peut retenir l’idée que le court terme est un horizon inférieur à 1 an, le moyen terme entre 1 et 5 ans, le long terme au-delà.
Généralement, les décisions stratégiques ont des conséquences à long terme, tandis que les décisions opérationnelles génèrent des conséquences à court terme.

Le temps influence les contraintes de l’organisation

L’organisation subit des contraintes institutionnelles, comme l’organisation du temps de travail, la planification du travail en prenant en compte les cinq semaines de congés payés. D’un point de vue institutionnel, une entreprise fonctionne sur une année fiscale, qui ne correspond pas nécessairement à son exercice comptable, au terme duquel elle doit produire un compte de résultat.

L’organisation subit aussi des contraintes sectorielles. Son activité peut être déterminée par des des variations saisonnières (tourisme, mode…) ou des pics d’activités récurrents (la fréquentation des restaurants le samedi soir…). De même le temps nécessaire pour réaliser le processus de production diffère selon les activités (une centrale nucléaire ou une maison d’habitation ou un véhicule).

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