La transformation numérique des entreprises accompagne voire anticipe la transformation numérique de leur environnement. Initialement, le numérique est une information qui se présente sous forme de nombres associés à une indication de la grandeur à laquelle ils s’appliquent, permettant les calculs, les statistiques, la vérification des modèles mathématiques. Le numérique pour les organisations a permis l’essor du e-commerce, le marketing ciblé, le télétravail, la robotisation et les applications liées à l’intelligence artificielle qui sont encore indéterminées mais gigantesques (voitures autonomes, assistants médicaux…). 

Les progrès des technologies de l’information et de la communication reposent pour l’essentiel sur une innovation technique fondamentale : la numérisation. La numérisation a ainsi facilité le transfert, le stockage et la transformation d’informations. La transformation numérique se réfère ainsi aux changements liés à la mise en œuvre des technologies numériques dans toutes les strates de l’entreprise. 

1/ La numérisation des processus

La dématérialisation des processus

La dématérialisation permet de remplacer des supports matériels (papier) par des supports immatériels (numériques). La numérisation limite la perte d’information, le nombres de saisies, d’erreurs lors de cette saisie et favorise l’échange d’informations entre les postes de travail du système d’information. Les systèmes d’informations sont traditionnellement organisés en processus « métier » de l’organisation, à savoir un ensemble d’activités finalisées par un objectif global matériel (fourniture d’un produit) ou immatériel (fourniture d’un service) destiné à un « client » interne à l’entreprise (service, département, poste de travail) ou externe (client au sens traditionnel, fournisseur, etc.). Chaque processus s’appuie sur un véritable « réseau » le long duquel de multiples informations sont reçues ou créées, puis traitées, calculées, triées, enregistrées et enfin transmises à leurs destinataires.

Les PGI ont ensuite mis en relation ces différents systèmes. Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un logiciel qui permet de gérer les différents processus d’une entreprise, en en intégrant l’ensemble des fonctions (gestion administrative, gestion de la relation client, gestion des ressources humaines, etc.). Le PGI est donc constitué de modules indépendants qui partagent une base de données commune.

Les avantages recherchés sont de standardiser les données partagées et de les partager, ce qui évite de multiples saisies pour une même information. Le PGI assure donc une mise à jour des données en temps réel de tous les modules liés, mais aussi une  une unicité des informations, grâce à la centralisation des données dans une base de données unique ainsi qu’une  identification simplifiée des traitements effectués, puisqu’il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information.

Le PGI utilise un moteur workflow qui permet, lorsqu’une donnée est saisie dans le système d’information, de la propager dans tous les modules qui en ont besoin.

L’automatisation des processus

L’automatisation des processus ou des flux de travaux (workflow) va permettre de faire réaliser des tâches par des machines avec une participation humaine nulle ou partielle.

Chaque opération est cartographié sous forme de workflow, qui est une représentation visant à décrire le circuit des traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche.

Ci-dessous, une représentation d’une prise en charge par le client d’une assurance. Le dossier ne sera transmis au responsable indemnisation que si celui-ci est complet. La validation du dossier par le service sinistre détermine le transfert de la demande au responsable. Ensuite, l’avis de prise en charge conditionne le versement des fonds. 

A chaque opération, un volume de données et d’informations nécessaires sont collectés (nom du client, type de sinistre, police d’assurance etc pour la demande de prise en charge par exemple) à chaque opération. Les informations nécessaires sont collectées automatiquement via la base de données ou un formulaire de prise en charge rempli par le client ou l’opérateur. 

Autre exemple, l’élaboration des fiches de paies est une activité souvent chronophage et dont la valeur ajoutée est faible, voire nulle. La numérisation des processus permet ainsi récupérer les pointages et de comptabiliser directement les heures supplémentaires effectuées. Ces heures, selon qu’elles doivent être payées ou récupérées, qu’elles aient été effectuées en journée, de nuit, durant le week-end ou pendant un jour férié, seront directement prises en considération au moment du calcul mensuel de la paie. Une fois établie, la fiche de paie peut être directement mise à disposition de l’employé à travers une interface personnelle et sécurisée. Il n’est désormais plus nécessaire d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et d’envoyer chaque fiche individuellement. 

La totalité des données de paie sont ensuite disponibles sous formes de tableaux de bord pour analyser l’absentéisme, l’évolution de la masse salariale, les accidents de travail etc…

L’automatisation permet ainsi de libérer les salariés de tâches inutiles, de donner davantage de sens à leur travail et d’optimiser ce temps de travail vers des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Dans le domaine plus strict de la production, la numérisation et l’automatisation des processus va s’exprimer à travers la gestion de production assistée par ordinateur. Ces solutions logicielles permettent ainsi permet aux entreprises industrielles de gérer de façon automatisée toutes les activités liées à la production industrielle, telles que la gestion des stocks et des achats, la gestion des commandes, mais aussi des articles entrant dans la fabrication de ces produits, la création et gestion du planning de fabrication, l’expédition et la facturation des produits. Les avantages recherchés sont une réduction des stocks, tant au niveau matières premières que produits finis, mais aussi une amélioration de la satisfaction client via une réactivité accrue, la réduction des interruptions de la production, une productivité accrue et une amélioration de la qualité via l’identification des non conformités et l’alerte en temps réel de l’opérateur.

2/ Collecte des données, partage de l’information et performance

Collecte de données et production d’information.

L’entreprise collecte et produit des données en permanence, que ce soit des données d’entreprise classiques  (courriels, documents, bases de données, historiques de processeurs métiers…) aussi bien que des données issues de capteurs, des contenus publiés sur le web (images, vidéos, sons, textes), des transactions de commerce électronique, des échanges sur les réseaux sociaux, des données transmises par les objets connectés (étiquettes électroniques, compteurs intelligents, smartphones…), des données géolocalisées, etc.

Ainsi via son application de réalité augmentée (qui est une innovation de procédés concernant la distribution de leurs produits), l’Oréal collecte de nombreuses informations sur les tendances, goûts et appétences des utilisateurs-trices de cette application.

Ces données nécessitent donc une mise en réseau de toutes les solutions logicielles ou sources de données, jusqu’à élaborer un écosystème numérique, à partir duquel une transformation, organisée par des systèmes d’intelligence artificielle devient possible. La production d’information obtenues sert ensuite à la prise de décision, en vue de garantir le bon fonctionnement du système de production mais aussi son amélioration. 

La transformation numérique se réfère ainsi aux changements liés à la mise en œuvre des technologies numériques dans toutes les strates de l’entreprise, illustrée par  l’apparition du concept de  l’« industrie 4.0 » : logistique automatisée, transport des pièces par véhicules autonomes, bras articulés, robots collaborateurs, imprimantes 3D pour produire des pièces spécifiques, maintenance prédictive, intelligence artificielle pour la gestion du contrôle qualité, exosquelettes pour les opérateurs qui doivent porter des produits lourds, etc.

La transformation digitale : une nouvelle (r)évolution industrielle.

La transformation digitale s’inscrit dans une nouvelle évolution industrielle, avec l’apparition des usines 4.0, appellation qui agrège les termes de quatrième révolution industrielle et le numérique 2.0.  D’un point vue historique, la première révolution au milieu du 18ième siècle consacrait le passage d’une économie artisanale, agraire, à une économie industrielle, par la naissance de fabriques industrielles mues par une évolution législative favorisant la protection des innovations (brevets) et les machines à vapeur.  La seconde révolution industrielle intervient un siècle plus tard avec la production mécanique d’électricité la naissance de l’industrie chimique, des moyens de communication comme le télégraphe puis le téléphone, de moyens de transport comme les chemins de fer, les bateaux à vapeur et l’automobile.  La rationalisation des systèmes de production (Taylor puis Ford) avec le travail à la chaîne accroissent la productivité, et in fine la démocratisation des productions jusqu’à la naissance des sociétés de consommation contemporaine. Vers 1970, la troisième révolution, informatique, révolutionne à son tour les processus de production. L’invention des microprocesseurs, des ordinateurs personnels (Personnal Computer, PC, à distinguer des machines équipées de Windows) , de l’imprimante puis la démocratisation d’internet permet l’automatisation du processus de production. Cette quatrième (r)évolution s’inscrit dans une logique d’interconnectivité et de fusion machine/humain par des techniques de réalité augmentée, exosquelette, par la convergence du monde virtuel, de la conception numérique, de la gestion (opérations, finance et marketing) avec les produits et objets du monde réel. 

Le partage de l’information

Ce partage des informations est déterminée en interne par le type d’information et sa pertinence pour l’utilisateur, le caractère sensible ou stratégique de l’information avec une organisation souvent pyramidale.

Supply chain et partage de l’information : vers une supply chain collaborative

Cette information peut également être partagée avec les différents acteurs de la supply chain. Parmis les différentes applications, on peut citer ainsi l’échange de données informatisées ou la gestion partagée des approvisionnements.

La gestion partagée des approvisionnements

 La Gestion Partagée des Approvisionnements peut se définir comme un contrat de coopération entre un industriel et un distributeur. Les approvisionnements sont gérés à travers un processus partagé qui permet au producteur d’avoir accès aux données concernant les stocks du distributeur (sorties en caisses, niveau de stocks). À partir de ces informations, l’industriel lui propose un réapprovisionnement qu’il valide ou corrige. Ensuite, l’industriel procède à la livraison convenue.​ Les informations sont enregistrées via les codes barre sur les produits ou une nouvelle technologie mise en œuvre dans le secteur du textile connue sous le nom de RFID (Radio Frequency IDentification), puce incorporée ou collée sur le produit et dont l’objectif est de remplacer le code barre et qui permet tout comme le code barre d’identifier le produit, d’enregistrer les sorties avec les passages en caisse et d’en déterminer les stocks.

Les objectifs de la GPA sont d’améliorer la logistique en diminuant les coûts liés aux stocks et aux transports et en augmentant le niveau de service (élimination des ruptures de stocks, attente de prochaines livraisons…). Les livraisons étant plus fréquentes, elles permettent d’absorber les aléas, de lisser les pics de vente avec une grande réactivité.​

L’échange de données informatisées

De même, l’échange de données informatisées (EDI) permet à une entreprise d’émettre ses commandes, ses avis d’expédition, ses factures qui seront télétransmis vers les ordinateurs de ses partenaires commerciaux (fournisseurs, clients, banques) qui seront capables d’interpréter et d’intégrer automatiquement les données correspondantes dans leurs systèmes d’information respectifs sans papier ni intervention humaine. 

Concrètement, deux entreprises qui utilisent des solutions logicielles différentes pourront utiliser les mêmes documents sans intervention humaine pour “adapter” les dits documents/formats au système d’information, qui seront directement intégrés dans leur interface.