Sommaire
Notions : Rôle du système d’information comptable (SIC), Progiciel de gestion intégré (PGI) : outil support des processus de gestion et des traitements comptables. Dématérialisation des documents comptables. Sécurité des traitements. Techniques de sauvegarde.
Tenir une comptabilité est obligatoire
Toutes les entreprises ont l’obligation de tenir une comptabilité, quel que soit le régime d’imposition (Impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu (Bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux, bénéfices agricoles…).
Par exemple, l’article L123-12 du code du commerce impose la tenue d’une comptabilité pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA…): Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.
Les obligations comptables varient fortement selon la taille et le régime fiscal de l’entreprise (IR/IS, réel simplifié, réel normal).
La comptabilité générale crée de l’information financière pour les parties prenantes externes
Principes de la comptabilité générale
La comptabilité générale a pour mission de remplir les obligations légales de l’entreprise en fournissant une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière.
L’article 120-1. du PCG définit ainsi la comptabilité est comme “un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. La comptabilité permet d’effectuer des comparaisons périodiques et d’apprécier l’évolution de l’entité dans une perspective de continuité d’activité.”
La comptabilité générale repose ainsi sur un système d’organisation dans lequel les flux en provenance ou à destination de l’entreprise sont identifiés (achats, ventes, salaires…) et traduits sur le plan financier selon
- les entrées d’argent
- les sorties d’argent
- une classification des flux par nature, selon une nomenclature légale inscrite dans le Plan Comptable Général (PCG) (les micro-entreprises en sont exemptées)
- La réalisation des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe légale) à la clôture de l’exercice comptable
Les parties prenantes impliquées
Les parties prenantes externes
Les clients : facturation, compte client, remise, rabais…
Les fournisseurs : facturation, compte fournisseur, paiement, délais de paiement…
Le Trésor Public : perception de la TVA due, calcul de l’Impôt sur les bénéfices (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés calculés sur un résultat fiscal), impôts de production…
Les parties prenantes interne
Les salariés : bulletin de salaires, déclarations
Les actionnaires : patrimoine et rentabilité de l’entreprise, bénéfices réalisés
A noter que la comptabilité générale alimente également de données des statistiques comme le produit intérieur brut, des indicateurs économiques comme le taux de marge des entreprises…
Le rôle du SIC dans la tenue d’une comptabilité
Définition
Un système d’information peut être défini comme un ensemble de ressources (humaines, logiciels, processus et procédures, données, matériels…) permettant la collecte, le stockage, le traitement et la diffusion des informations au sein d’une organisation.
Le SIC n’est pas uniquement un logiciel
Le système d’information comptable est beaucoup plus vaste qu’un simple ensemble de logiciels et de solutions de stockage en ligne. Le SIC mobilise des données papiers et numériques d’une part, et surtout le SIC intègre des procédures dans l’exécution des processus comptables et les grands principes comptables.
Concrètement, le SIC va transformer des données brutes (factures etc) en états financiers exploitables selon deux principes :
- La logique de la partie double : Chaque opération génère un équilibre entre un débit et un crédit.
- La chaîne de traitement : Tout part de la pièce justificative (facture, contrat) pour alimenter les journaux, puis le grand livre, avant de vérifier l’équilibre par la balance et de produire les états financiers (bilan, compte de résultat).
L’impact de la transformation numérique sur le SIC
La transformation numérique (ou digitale) peut se définir comme la transformation de toutes les composantes de l’entreprise (processus, métiers, culture, organisation…) sous l’influence des technologies de l’information et des communications.
Cette transformation numérique a deux principales conséquences : la dématérialisation des documents comptables et l’automatisation des processus.
La dématérialisation des documents comptables
La dématérialisation permet de remplacer des supports matériels (papier, tels que des factures, relevés de comptes, bulletin de paie…) par des supports immatériels (numériques).
Les documents comptables en format numérique sont alors stockés dans la base de données, et sont accessibles via une solution numérique de gestion électronique des documents (GED).
La GED a pour fonctions la numérisation de masse de documents en papier, mais aussi d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents en question. Il peut s’agir ainsi de factures dématérialisées, bulletin de paie, notes de frais etc.
La numérisation des documents comptables limite ainsi la perte d’information, le nombre de saisies, d’erreurs lors de cette saisie et favorise l’échange d’informations entre les postes de travail du système d’information. Elle permet ainsi l’automatisation des processus comptables
L’automatisation des processus comptables
Qu’est-ce qu’un processus?
Le processus comptable est un ensemble d’activités finalisées par un objectif global immatériel (fourniture d’états financiers) destiné à un « client » interne à l’entreprise (salarié, service…) ou externe (client au sens traditionnel, fournisseur, Trésor Public etc.).
Par exemple, pour le processus de déclaration de TVA en cabinet comptable, différentes opérations sont réalisées dans un ordre préétabli : le recueil des informations, l’intégration en base active, le traitement, l’intégration de la banque, le lettrage…
L’automatisation des processus ou des flux de travaux (workflow) va permettre de faire réaliser des tâches par des machines avec une participation humaine nulle ou partielle.
L’automatisation permet ainsi de libérer les salariés de tâches inutiles et d’optimiser ce temps de travail vers des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Par exemple, avec la mise en oeuvre de la facturation électronique, pour une facture fournisseur,
- L’intégration automatique dans le SI : montant, TVA, nom du fournisseur, date…
- La pré-codification : une écriture comptable est pré-remplie en fonction de la nature de l’opération.
- Une validation simplifiée : Au lieu de saisir chaque ligne, le comptable n’a plus qu’à vérifier et valider l’écriture en « un clic ».
Autre élément d’automatisation, les données du journal comptable sont automatiquement reportées dans le grand livre comptable, sans recours à une nouvelle saisie.
Le rôle du PGI dans le système d’information comptable
Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un logiciel qui permet de gérer les différents processus d’une entreprise, en intégrant l’ensemble des fonctions (gestion administrative, gestion de la relation client, gestion des ressources humaines, etc.). Le PGI est donc constitué de modules indépendants qui partagent une base de données commune, et donc unique. Il s’agit d’une intégration plus poussée des systèmes d’informations.
Les avantages recherchés sont de standardiser les données partagées et de les partager, ce qui évite de multiples saisies pour une même information.
Le PGI a pour rôle d’être l’outil de pilotage des processus de gestion et des traitements comptables. Il permet ainsi de
- Centraliser les données : Éviter la dispersion des informations et garantir une source unique de vérité.
- Assurer la traçabilité : Garantir la conformité réglementaire et le suivi des opérations
- Automatiser les processus :
L’impératif de sécurité des données et traitements
Parce que les organisations se structurent de plus en plus autour de leur système d’information (SI), ces dernières doivent assurer la sécurité de leurs systèmes d’informations.
La sécurité des systèmes d’information (SSI) peut être définie comme l’ensemble des règles, procédures, moyens techniques, humains et organisationnels utilisés pour préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées par les systèmes d’informations.
La gestion des droits d’accès, outil de la sécurité des traitements
Un processus définit en effet les différents acteurs et les actions qu’ils doivent réaliser. De ce fait, un processus permet de déterminer :
- les informations nécessaires à chaque acteur pour la réalisation d’une activité
- les niveaux d’autorisations et de délégations
- les pouvoirs de chaque acteur
- le nombre d’activités nécessaires à la réalisation de l’objectif du processus.
Il est donc nécessaire de déterminer les informations nécessaires à chaque acteur pour la réalisation de son activité (et uniquement les informations nécessaires) et sa faculté de créer, modifier, actualiser ou supprimer des données. Chaque acteur doit être identifié et authentifié et des droits vont lui être accordés.
Les droits d’accès correspondent à l’ensemble des autorisations attribuées à un utilisateur :
- Droit d’accéder au SI
- Droit d’accéder à des données déterminées
- Pouvoirs de l’utilisateur (lire, modifier ou supprimer des données)
Ainsi, Les utilisateurs ordinaires ont des droits d’accès limités généralement à
- la création de données (créer un nouveau client, enregistrer une facture…),
- l’écriture de données (ce qui implique la modification de données (adresse d’un contact par exemple),
- la destruction de leurs propres données
- l’autorisation d’une la lecture partagée d’autres données d’utilisateurs ordinaires.
La nécessaire authentification des utilisateurs
La distinction identification/authentification
- L’identification : l’utilisateur du SI est reconnu par un identifiant qui lui est attribué et les droits qui lui sont attribués
- L’authentification : il confirme son identité par un mot de passe ou un élément que lui seul connaît. Cet élément est chiffré et crypté.
Cette authentification permet ainsi d’assurer une traçabilité des traitements comptables (qui a fait quoi et quand) et sa sécurisation.
La sauvegarde, outil pour assurer la disponibilité des données et traitements
Le stockage des données
Le stockage des données et des traitements dématérialisés s’effectue dans des bases de données.
Le stockage peut être réalisé en local, sur un serveur interne à l’entreprise ou sur une plateforme de stockage tierce.
On parle alors de cloud, ce qui correspond à l’accès à des services informatiques (serveurs, stockage, mise en réseau, assurés par un fournisseur.
Les grands principes de la sauvegarde
Une sauvegarde est une opération qui consiste à dupliquer et mettre en sécurité les données contenues dans un système informatique.
Les copies de sûreté sont utiles pour permettre de restaurer toute ou partie des données (suite à une suppression accidentelle, un incident (crash d’un serveur…), une attaque informatique.
La règle dite des 3 – 2 – 1
La règle des 3 – 2 – 1 est un principe d’organisation des sauvegardes pour favoriser la restauration des données :
- 3 copies des données
- 2 supports différents
- 1 copie hors-ligne
Concrètement, l’entreprise possède trois versions de sa base de données. Une peut être stockée en local (serveur), une autre à distance (cloud), et une troisième sur un support physique non connecté comme un disque dur externe.
Si l’entreprise a recours à un stockage via cloud, on considère que les données les données doivent être chiffrées/cryptées avant de remonter chez l’hébergeur, via Internet pour protéger la confidentialité et l’intégrité des données (l’hébergeur ne peut y accéder). De même, l’hébergeur/prestataire informatique doit avoir deux copies des données transférées pour se protéger d’une panne de son côté.
La distinction sauvegarde et archivage
Le cycle de vie de la donnée
Pour un même traitement, les données poursuivent des phases successives. On parle de « cycle de vie » de la donnée personnelle.
Conservation en base active
Il s’agit de la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif (finalité du traitement) ayant justifié la collecte/enregistrement des données. En pratique, les données seront alors facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement.
Archivage intermédiaire
Les données ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé (« dossiers clos ») mais présentent encore un intérêt administratif pour l’organisme (ex : gestion d’un éventuel contentieux, etc.) ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale (par exemple, les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente). Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ;
Archivage définitif
En raison de leur « valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. Les autres données sont soit effacées, soit anonymisées, ce qui permet de les exclure du champ des données personnelles, n’ayant plus de caractère personnel.
La sauvegarde vise la protection des données en base active
La sauvegarde assure la récupération des données actives, tandis que l’archivage se concentre sur la conservation des données inactives à des fins de conformité, de gouvernance et de référence à long terme.
M'SIEUR 