Sommaire

L’arrivée d’un nouveau salarié déclenche plusieurs procédures d’enregistrement et de déclaration auprès des différents organismes de protection sociale (Assurance Maladie, Unedic, Caisse de retraite etc). Le contrat de travail ouvre en effet des droits au salarié à la protection sociale qui sont de nature assurantielle. Les prestations sociales sont financées par des cotisations assises sur les salaires (comme dans une assurance privée), et sont donc réservées à ceux qui cotisent. Le montant des cotisations versées, la durée d’affiliation détermine ainsi le montant des droits sociaux et de leur durée.

Parallèlement, l’entreprise a l’obligation d’inscrire ce nouveau salarié sur un registre de son personnel, d’organiser un viste d’information et de prévention auprès d’un professionnel de la santé au travail, et de l’informer de différentes dispositions relatives au contrat de travail et à ses droits sociaux.

CDI, CDD ou travail temporaire : que choisir?

Le CDI : le contrat de droit commun

Le principe légal est simple : le CDI est le contrat normal et général de la relation de travail ( Article L1221-2 du code du travail). Par conséquent, les autres formes de contrat (CDD, intérim, CDI de mission…) constituent une exception.

Le CDI ne connaît aucun formalisme particulier. ( Article L1221-1 Le contrat de travail est soumis aux règles du droit commun. Il peut être établi selon les formes que les parties contractantes décident d’adopter.). Il peut être oral, n’a pas nécessairement à être écrit et le contenu de ce contrat est libre. Cependant, une convention collective ou accord collectif peut déterminer le contenu obligatoire. Tout contrat non écrit est réputé être un CDI à temps plein, forme encore générale et normale.

Même si un écrit n’est pas nécessaire, il reste indispensable de consigner par écrit toute mention pour éviter tout conflit postérieur.

Les clauses générales du contrat de travail

l’identité des parties (nom, adresse, siret de l’employeur…)
la nature du contrat de travail (CDI, à temps plein ou temps partiel…)
le lieu de travail,
la rémunération,
la durée du temps de travail, (et pour le cas des temps partiels, la répartition entre les jours de la semaine ou les semaines du mois…)
la qualification.
La convention collective applicable
La date d’engagement
La durée de la période d’essai

Précisions sur la période d’essai

La durée maximale légale de la période d’essai initiale d’un CDI est de 4 mois.

deux mois maximum pour les employés et ouvriers,
trois mois pour les agents de maîtrise et technicien;
quatre mois maximum, pour les cadres.

Le renouvellement de la période d’essai est possible uniquement si un accord de branche étendu le prévoit (art 1221-21 du code du travail), ET si cette possibilité de renouvellement est indiquée au contrat (1221-23)

Cependant, la convention collective peut prévoir des durées différentes qui s’imposent au contrat de travail, si elles sont plus favorables au salarié.

Le CDD : un contrat d’exception

Un contrat à durée déterminée est conclu pour une durée limitée et précisée, au départ, dans le contrat. Il prend fin soit à la date fixée soit (en l’absence de terme précis) lorsque se réalise l’objet pour lequel il a été conclu (retour du salarié remplacé, fin de la saison…). La durée totale, compte tenu du ou des deux renouvellement(s) éventuel(s), ne doit pas dépasser la limite maximale autorisée.

De même, limite fondamentale,un contrat de travail à durée déterminée, quel que soit son motif, ne peut avoir ni pour objet ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise (art L 1242-1), ce qui relève alors d’un emploi en CDI.

Conditions de recours au CDD

Remplacement d’un salarié (absence, passage provisoire à temps partiel, suspension du contrat de travail, attente du nouvel embauché en CDI…)
Accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
Emplois à caractère saisonnier, à savoir des travaux répétés cycliquement, c’est-à-dire des variations d’activité qui doivent être régulières, prévisibles et cycliques, qui ne résultent pas de la volonté de l’employeur ou des salariés. Il ne s’agit pas ici d’un accroissement temporaire de l’activité.
les usages : cela concerne des secteurs d’activité dans lesquels d il est d’usage constant de ne pas recourir au contrat à durée indéterminée en raison de la nature de l’activité exercée et du caractère par nature temporaire de ces emplois, tels que l’hôtellerie restauration, le sport professionnel, le spectacle, audiovisuel, les déménagements etc. La liste de ces secteurs est définie par l’article D1242-1
Remplacement d’un chef d’entreprise ou de son conjoint participant effectivement à l’activité de l’entreprise à titre professionnel
Recrutement d’ingénieurs et de cadres en vue de la réalisation d’un objet défini lorsqu’un accord de branche étendu ou, à défaut, un accord d’entreprise le prévoit et qu’il définit.

Durée du CDD

Le CDD est un contrat dont le terme est déterminé ou déterminable à la conclusion du contrat. Il s’agit donc d’une durée fixée (30 jours, trois mois etc) ou la survenance d’un événement ne dépendant pas de la volonté des parties (retour de la personne remplacée, réalisation de l’objet pour lequel du contrat est conclu). (L 1242-7)

La durée d’un CDD est fixée par l’article L1242-8-1 du code du travail.

Le CDD est renouvelable deux fois pour une durée déterminée, dans la limite de 18 mois au total. (24 mois en cas de mission à l’étranger, commande exceptionnelle à l’exportation).

Du respect d’un délai de carence entre deux cdd

Lorsqu’un contrat de travail à durée déterminée prend fin, l’entreprise doit respecter un délai pendant lequel il ne peut être conclu un CDD ou un contrat d’intérim pour pourvoir le poste du salarié dont le CDD a pris fin. (art 1244-3)

Ce délai légal correspond

à la moitié de la durée du contrat (renouvellement inclus) si le CDD est inférieur à 14 jours d’ouverture habituelle de l’entreprise: un poste pourvu en CDD ne peut faire l’objet d’un nouveau CDD avant l’expiration d’un délai de carence de 5 jours.
Pour les CDD de plus de 14 jours, le délai est d’un tiers de la durée du contrat venu à expiration ( renouvellement inclus) : un poste pourvu par un CDD de trois mois ne peut faire l’objet d’un nouveau CDD avant l’expiration d’un délai de carence d’un mois ; (art 1244-3-1)

Là aussi une convention ou un accord de branche étendu peut fixer les modalités de calcul de ce délai de carence.

Formalisme du cdd

Le CDD est obligatoirement écrit. L’article 1242-12 dispose les mentions obligatoires suivantes :

la définition précise du motif du CDD
le nom et la qualification du salarié/responsable remplacé,
le poste de travail occupé par le salarié
l’intitulé de la convention collective applicable ;
la durée de la période d’essai éventuellement prévue ; ( à raison d’un jour par semaine et dans la limite de deux semaines calendaires)
le montant de la rémunération et de ses différentes composantes (y compris primes et accessoires de salaire) ;
le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et, le cas échéant, ceux de l’organisme de prévoyance.
Le contrat de travail doit par ailleurs être transmis au salarié, au plus tard, dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche. art 1243-13

Les droits du salarié en cdd

Le salarié en CDD a les mêmes droits qu’un salarié recruté en CDI sur le même poste. (art 1242-14), à l’exception des modalités de rupture du CDD.

Le travail temporaire

L’article 1251-1 du code du travail définit le travail temporaire comme la mise à disposition temporaire d’un salarié par une entreprise de travail temporaire au bénéfice d’un client utilisateur pour l’exécution d’une mission.

Chaque mission donne lieu à la conclusion :

D’un contrat de mise à disposition entre l’entreprise de travail temporaire et le client utilisateur, dit » entreprise utilisatrice » ;
D’un contrat de travail, dit » contrat de mission « , entre le salarié temporaire et son employeur, l’entreprise de travail temporaire.

Cette relation tripartite se reflète dans le traitement comptable du travail intérimaire:

le CDI et le CDD sont comptabilisés dans les comptes 64 charges de personnel
- 641 : rémunération du personnel
- 645 : charges de sécurité sociale et de prévoyance,
l’intérim est comptabilisé comme un achat de services extérieur (compte 62) par un enregistrement en compte 6211 : personnel intérimaire

Conditions de recours au contrat de travail temporaire

La conclusion d’un contrat de travail temporaire n’est possible que pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire, dénommée mission, et seulement dans les cas énumérés par la loi. La philosophie de la loi appliquée au contrat de mission est proche de celle du CDD.

Remplacement d’un salarié (absence, passage provisoire à temps partiel, suspension du contrat de travail, attente du nouvel embauché en CDI…)
Accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
Emplois à caractère saisonnier, à savoir des travaux répétés cycliquement, c’est-à-dire des variations d’activité qui doivent être régulières, prévisibles et cycliques, qui ne résultent pas de la volonté de l’employeur ou des salariés. Il ne s’agit pas ici d’un accroissement temporaire de l’activité.
les usages : cela concerne des secteurs d’activité dans lesquels d il est d’usage constant de ne pas recourir au contrat à durée indéterminée en raison de la nature de l’activité exercée et du caractère par nature temporaire de ces emplois, tels que l’hôtellerie restauration, le sport professionnel, le spectacle, audiovisuel, les déménagements etc. La liste de ces secteurs est définie par l’article D1242-1
Remplacement d’un chef d’entreprise ou de son conjoint participant effectivement à l’activité de l’entreprise à titre professionnel

Durée

Le terme est déterminé ou déterminable à la conclusion du contrat. Il s’agit donc d’une durée fixée (30 jours, trois mois etc) ou la survenance d’un événement ne dépendant pas de la volonté des parties (retour de la personne remplacée, réalisation de l’objet pour lequel du contrat est conclu).

La durée maximale est fixée par l’article L1251-12-1 du code du travail pour une mission déterminée, dans la limite de 18 mois au total. (24 mois en cas de mission à l’étranger, commande exceptionnelle à l’exportation).

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE est un document unique à transmettre avant l’embauche permettant de réaliser en un seul document cinq formalités différentes :

La déclaration d’une première embauche dans un établissement
La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale
La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
La demande d’adhésion à un service de santé au travail
La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire

De même, la déclaration du nouveau salarié permet à l’entreprise d’être couverte en cas d’accident du travail, de bénéficier de droits à exonération.

Portée de l’obligation

La DPAE s’applique à toutes les embauches, quel que soit le secteur d’activité, pour l’ensemble des nouveaux salariés (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier) même en cas de réembauche d’un salarié.

La déclaration doit être adressée à l’Urssaf compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche.

Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié, sauf si un contrat de travail écrit, mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration, est établi et remis au salarié.

Informations transmises

la dénomination sociale de l’entreprise
le code Naf (APE) ;
le n° Siret et l’adresse de l’entreprise
le service de santé au travail dont dépend l’entreprise ;
l’identité et le n° de Sécurité sociale du salarié. (nom, prénom, date, sexe, et lieu de naissance)
la date et l’heure d’embauche ;
les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée, période d’essai si le salarié est embauché en CDI ou en CDD supérieur à 6 mois,

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Modalités de transmission

par échange de formulaire informatisé via net-entreprises.fr, (saisie en ligne d’un formulaire CERFA 14738-01)
par le dépôt de fichier structuré issu du logiciel de paie via un échange de donnée informatisée (EDI)
sur urssaf.fr s’il s’agit du premier salarié de l’entreprise afin de créer un compte employeur. Pour la seconde embauche, la DPAE se fera via net entreprise.

Sanction en cas de non respect de la DPAE

Si l’employeur ne fait pas de DPAE, il s’expose à différentes sanctions :

Sanction civile : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l’absence de déclaration
Sanction administrative : pénalité de 1 245 € par salarié concerné
Sanction pénale : l’absence intentionnelle de DPAE est un constitutif d’une infraction de travail dissimulé (45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique, 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale)

La remise du contrat de travail et l’information du salarié

L’employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat,
- au plus tard 7 jours calendaires après l’embauche pour un CI
- au plus tard 48h après l’embauche pour un CDD
L’employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d’épargne salariale dans l’entreprise et lui remettre un livret d’épargne salariale.
L’employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu’un régime de prévoyance est en place dans l’entreprise.
L’employeur doit informer le salarié qu’il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.
L’employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention

L’inscription sur le registre unique du personnel

Un registre du personnel doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié, sur lequel figurent par ordre d’arrivée, les salariés employés par l’entreprise. Aucune forme spécifique n’est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires.

Informations obligatoires concernant les salariés

Nom et prénoms
Nationalité
Date de naissance
Sexe
Emploi
Qualification
Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
Pour les jeunes travailleurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

La visite d’information et de prévention

Tout salarié nouvellement recruté doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention (Vip, anciennement visite médicale) réalisée par un professionnel de la santé au travail. Celle-ci doit être organisée dans un délai de 3 mois à partir de la prise de fonction effective du salarié. Bien que la DPAE permette d’effectuer une demande de visite, il est de la responsabilité de l’employeur de vérifier que cette Vip a bien lieu.