Les systèmes d’informations, tout en facilitant la communication et la collaboration, influencent l’organisation du travail. Adapté à chaque organisations et à ses modes de fonctionnement, il va cependant créer des contraintes et des rigidités pour les utilisateurs et les processus de travail.

Un système d’information peut être défini comme un ensemble de ressources (personnel, logiciels, processus, données, matériels, équipements informatique et de télécommunication…) permettant la collecte, le stockage, la structuration, la modélisation, la gestion, la manipulation, l’analyse, le transport, l’échange et la diffusion des informations (textes, images, sons, vidéo…) au sein d’une organisation.

 

1/Processus et flux d’information

Le processus est un ensemble d’activités finalisées par un objectif global matériel (fourniture d’un produit) ou immatériel (fourniture d’un service) destiné à un « client » interne à l’entreprise (service, département, poste de travail) ou externe (client au sens traditionnel, fournisseur, etc.).

Il existe dans l’entreprise de nombreux processus. Mais ceux qui sont majeurs et structurants sont les processus « métier », car ils concernent ce qu’il est convenu d’appeler le « cœur de métier », c’est-à-dire l’activité de base de l’entreprise. Ce sont les processus « métier » qui créent la chaîne de valeurs fournies en définitive au client final.

A/ La circulation de l’information au sein des processus

Quelle que soit la nature du processus, son déroulement implique :

  • l’intervention de plusieurs postes de travail ;
  • l’échange d’informations entre ces postes de travail selon un circuit plus ou moins complexe. Chaque processus s’appuie sur un véritable « réseau » le long duquel de multiples informations sont reçues ou créées, puis traitées, calculées, triées, enregistrées et enfin transmises à leurs destinataires.

B/Le rôle des PGI/ERP

Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un logiciel qui permet de gérer les différents processus d’une entreprise, en en intégrant l’ensemble des fonctions (gestion administrative, gestion de la relation client, gestion des ressources humaines, etc.). Le PGI est donc constitué de modules indépendants qui partagent une base de données commune.

PGI

Les données sont standardisées et partagées, ce qui évite de multiples saisies pour une même information. Le PGI assure donc la cohérence de l’information. Les caractéristiques d’un PGI sont :

  • une mise à jour des données en temps réel de tous les modules liés ;
  • une unicité des informations, grâce à la centralisation des données dans une base de données unique ;
  • une identification simplifiée des traitements effectués, puisqu’il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information.

Le PGI utilise un moteur workflow qui permet, lorsqu’une donnée est saisie dans le système d’information, de la propager dans tous les modules qui en ont besoin.

2 Les impacts d’un PGI sur l’organisation

A/ Les apports d’un PGI

Globalement, un PGI comporte deux types d’avantages : une vision d’ensemble de l’activité de l’entreprise, et la standardisation du fonctionnement des différents métiers au sein d’une organisation.

L’utilisation d’un PGI présente également d’autres avantages :

  • éviter la répétition d’informations entre les différents services de l’entreprise ;
  • faciliter le partage de l’information ;
  • permettre de diminuer le coût de traitement de la gestion d’un processus et donc d’augmenter la performance d’une entreprise ;
  • optimiser la réactivité d’une entreprise et donc augmenter la satisfaction des clients ;
  • réduire les « coûts cachés » dans l’entreprise (erreur, double saisie, non-respect des délais, coût de la non-qualité…).

B/ Les limites d’un PGI

Le PGI a cependant des limites qu’il faut prendre en compte avant sa mise en place :

  • il ne coïncide pas totalement aux besoins de l’entreprise et peut s’avérer très complexe à utiliser ;
  • il rend l’entreprise qui l’utilise totalement dépendante du concepteur du PGI ;
  • il peut s’avérer trop rigide d’utilisation et être incapable de gérer les situations exceptionnelles auxquelles peut être confrontée une entreprise.

La mise en place d’un PGI suppose de redéfinir les missions des différents métiers de l’entreprise. Pour que la mise en place d’un PGI soit un succès, il faut que l’éditeur du PGI (ou la société d’informatique chargée de sa mise en place) adapte les fonctionnalités de l’outil aux besoins de l’entreprise.

C/ L’organisation du travail

Du point de vue de l’organisation du travail, le PGI est contraignant, dans la mesure où son fonctionnement dépend de la qualité des données enregistrées et du respect d’un processus précis. Le PGI modifie les tâches des différents métiers de l’entreprise. Le plus souvent, les métiers sont affectés, non pas au cœur de l’activité, mais dans leurs frontières respectives.

Le PGI augmente la responsabilité des utilisateurs car le travail effectué par un salarié sur le progiciel a un impact direct sur le travail des autres salariés.

Les supérieurs hiérarchiques utilisent le PGI le plus souvent pour des tâches de contrôle et de validation des données saisies par les salariés. Le PGI permet aussi d’améliorer la réactivité des décideurs en fournissant une information actualisée en temps réel.

3/ La visualisation des processus

Cette représentation est pratiquement indispensable à l’établissement d’un diagnostic et préfigure une phase de critiques, de modification des processus, voire de refonte complète, dans le cadre de l’amélioration des circuits d’information. C’est notamment le cas lorsqu’une entreprise décide de mettre en œuvre un PGI/ERP en son sein. Plusieurs solutions sont possibles. Nous retiendrons les logigrammes (organigrammes) et les schémas de flux.

Dessin sans titre (1)

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s