L’information est indispensable aux activités de gestion. Non seulement les individus utilisent des informations pour travailler, mais leur activité elle-même produit de l’information.

1/ Données et informations

L’information », suivant son degré d’élaboration, peut prendre différentes formes.

Les données

Élaborées à partir de l’observation de faits, les données sont des informations « brutes », sans utilité immédiate. Elles peuvent être enregistrées dans un ordinateur, stockées. Faciles à manipuler, elles pourront faire l’objet de traitements (servir, par exemple, à des calculs).

L’information

Pour être utilisables, les données doivent faire l’objet d’un traitement qui les rende lisibles. Elles peuvent prendre une forme chiffrée (pourcentages, moyennes, statistiques…) ou imagée (schéma, graphique…). Quand elles sont organisées et interprétées dans un contexte donné, les données se transforment en informations. L’information a plus de « valeur » que les données parce qu’elle est le résultat d’un traitement.

La connaissance

La connaissance est l’utilisation « intelligente » qui est faite de l’information. La valeur des connaissances est élevée, car, grâce à elles, l’homme a de nouvelles idées, de nouvelles intuitions et de nouvelles interprétations. Dans la pratique, il est difficile de déterminer exactement à quel moment les données deviennent information et à quel moment l’information devient connaissanc

2/ Les caractéristiques de l’information

L’origine de l’information

L’information interne

L’information interne est produite par les différents services de l’entreprise. Elle est directement exploitable et d’un coût relativement peu élevé. Son usage peut être strictement interne et/ou externe.

L’information externe

Elle provient des partenaires extérieurs et de l’environnement de l’entreprise. Elle peut être payante.

Le statut de l’information

La diffusion de l’information vise à la mettre à disposition de tous, dans un but de transparence. Dans la plupart des cas, la diffusion de l’information est une condition nécessaire au fonctionnement de l’entreprise (par exemple, il faut connaître l’état du stock avant d’accepter une commande). Cependant, l’information peut ne pas être diffusable pour diverses raisons :

techniques : matériellement, il n’est pas possible de l’amener vers tous les utilisateurs ;
juridiques : il est parfois interdit de donner une information (atteinte à la vie privée des salariés ou des clients, délit d’initié…) ;

économiques : les connaissances de l’entreprise doivent parfois rester dans l’entreprise pour garder leur valeur ou sauvegarder l’image de l’entreprise. Parfois, la diffusion de l’information est obligatoire. Ainsi, dans le cas du rappel d’un produit défectueux, tous les utilisateurs doivent être avertis du danger présenté par ce produit.

La valeur de l’information

La valeur de l’information repose sur ses qualités :

  • la fiabilité : l’information doit être digne de confiance, c’est-à-dire être une représentation proche de la réalité, exacte ;
  • la pertinence : une information s’apprécie par rapport à une situation et non dans l’absolu. Elle sera pertinente si elle s’adapte parfaitement aux besoins des utilisateurs ;
  • l’actualité : la validité de l’information dépend souvent de son actualisation, elle doit être récente ;
  • la précision : la meilleure information est celle qui réduit le plus l’incertitude de ceux qui l’utilisent dans l’organisation ;
  • la rentabilité : les coûts de recherche et de traitement de l’information doivent être inférieurs à la valeur ajoutée par cette information ;
  • la disponibilité : pour utiliser l’information de façon pertinente, il faut qu’elle soit facilement accessible aux utilisateurs. Toutefois, on aura parfois intérêt à ne pas partager l’information ou à ne pas dévoiler ses sources d’information (pour se protéger des concurrents, par exemple). D’autres fois, certaines informations ne sont pas diffusables (elles peuvent porter atteinte à l’image de l’entreprise, ou sont simplement protégées par des brevets).

3/ Les outils de partage de l’information

A/ L’e-communication

La e-communication est une communication numérique qui utilise la technologie d’Internet comme moyen de transmission.
Les organisations développent ce type de communication :
en externe avec leurs différents partenaires au travers de sites Internet, d’applications smartphone… ;
en interne pour leurs collaborateurs.

L’e-communication utilise la messagerie électronique, les forums de discussion, la messagerie instantanée, les blogs… Cette communication étant pratiquée essentiellement sur Internet, il est important de mettre en place des systèmes de sécurité qui permettront de préserver l’organisation des piratages.

Parmi les principaux outils on peut citer:

La messagerie électronique est un moyen efficace pour la diffusion de l’information. Outil de communication principalement utilisé dans les organisations, il permet, notamment grâce au Webmail, l’accès distant à ses messages. Même si la messagerie électronique est un outil de communication très apprécié, elle freine la productivité des salariés et ne facilite pas le travail collaboratif.
Les forums de discussion sont des espaces de discussion sur un sujet précis, ouvert à plusieurs participants. Les discussions y sont archivées par thèmes (c’est ce qui différencie les forums de la messagerie instantanée).Pour obtenir des informations dans un forum, l’utilisateur doit faire la démarche de le consulter (et parfois de s’inscrire). Un forum limite le partage des connaissances aux personnes l’utilisant. L’information ne vient pas à l’utilisateur, c’est à lui d’aller la chercher.

B/ Les outils collaboratifs

La collaboration consiste à travailler ensemble en échangeant et partageant des informations dans le but de donner forme à un projet commun. La collaboration permet de développer une intelligence collective qui représente la capacité d’une organisation à chercher des réponses collectives en mettant en commun des connaissances individuelles. La diversité des acteurs qui y participent facilite l’émergence de cette intelligence, qui est un facteur de performance pour les organisations. En effet, elle permet de développer la créativité de l’organisation et donc sa valeur.

Les plates formes collaboratives

Les plates-formes de travail collaboratif sont des espaces de travail virtuel. Elle intègre des outils informatiques, logiciels, des méthodes de travail en groupe pour améliorer la communication, la production, la coordination. L’objectif du travail collaboratif est de faciliter la communication entre les individus dans le cadre du travail. L’utilisation d’une plate-forme de travail collaboratif permet d’obtenir :

  • des plannings et agendas partagés ;
  • des documents partagés ;
  • des messages signalant de nouvelles informations disponibles ;
  • des forums de discussion ;
  • l’historique de toutes les étapes du projet ;
  • l’identification précise de tous les intervenants.

Les wikis

les wikis, qui permettent à n’importe quel utilisateur de créer ou modifier une page et créent ainsi une écriture collaborative… Les pages wiki sont un outil de travail collaboratif permettant à n’importe quel utilisateur de créer ou de modifier à volonté une page Web. La publication d’une contribution sur un wiki est instantanée, il n’y a aucun délai d’attente dû à une révision du contenu par un quelconque administrateur ; en revanche, l’historique des modifications peut être consulté en tout temps.

Contrairement à un forum, qui est une suite de conversations ayant un début et une fin, administré par un modérateur, le wiki est un projet évolutif dans son contenu et dans sa forme, dont toute la communauté est responsable.

Le workflow

Un workflow est une application informatique permettant d’automatiser un flux d’informations au sein d’une organisation, par exemple en transmettant automatiquement des documents entre des personnes.
Pour favoriser l’échange et la créativité, certaines organisations développent un réseau social d’entreprise (RSE) accessible aux membres de l’organisation et qui permet de créer des groupes de partage appelés « communautés » pour partager leurs idées sur un projet commun et ainsi développer les innovations futures de l’organisation.

4/ Le réseau social d’entreprise (RSE) : le partage de l’information centrée sur les connaissances

Un RSE (réseau social d’entreprise) est conçu pour gérer de grands volumes de conversations collaboratives au sein d’équipes et de groupes de projets (communauté). Il s’appuie sur les concepts des réseaux sociaux tels que Facebook ou LinkedIn, mais en intégrant des fonctionnalités destinées aux entreprises. Un RSE n’est plus centré sur le partage de documents ou d’informations, mais sur la conversation et les relations sociales entre les participants. L’objectif étant de rechercher des compétences et des expériences permettant à une organisation d’être plus efficace.

Le RSE favorise la mise en place d’une entreprise ouverte et collaborative. Les principaux avantages du RSE pour une entreprise sont :

  • augmentation de la productivité grâce à une amélioration de la collaboration et des échanges
  • réactivité accrue de l’entreprise ;
  • identification et valorisation des talents internes ;
  • collecte centralisée et automatisée des connaissances ;
  • augmentation de la mobilisation et donc de la motivation des salariés ;

 

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